Overbook เหรอ โปรแกรมโรงแรม RoomYY ช่วยได้

บทนำ ปัญหาการจองห้องล้น (Overbook) ใน โปรแกรมโรงแรม ถือเป็นหนึ่งในความท้าทายสำคัญของโรงแรมยุคดิจิทัล

โดยเฉพาะโรงแรมที่ต้องบริหารการจองจากหลายช่องทาง ทั้ง OTA, เว็บไซต์โรงแรม, การจองตรง และการจองผ่านพนักงาน หากระบบ โปรแกรมโรงแรม PMS หรือ Channel Manager ทำงานไม่สอดคล้องกัน หรือซิงค์ไม่ทันเวลา ก็อาจทำให้จำนวนห้องที่ขายได้เกินกว่าความเป็นจริง ส่งผลให้เกิดปัญหา Overbook ที่สร้างทั้งความเสียหายด้านรายได้และความพึงพอใจของลูกค้า

เมื่อเกิด Overbook โรงแรมอาจต้องอัปเกรดห้อง เสนอค่าชดเชย หรือย้ายลูกค้าไปโรงแรมอื่น ซึ่งไม่เพียงเพิ่มต้นทุน แต่ยังทำให้ภาพลักษณ์ลดลง วิธีป้องกันคือเลือกใช้ PMS และ Channel Manager ที่ซิงค์แบบ Real-Time ตรวจสอบ Mapping อย่างสม่ำเสมอ การใช้ระบบที่เสถียร เช่น RoomYY จะช่วยลดโอกาสเกิดปัญหานี้และทำให้โรงแรมบริหารงานได้ราบรื่นยิ่งขึ้น

สาเหตุหลักของการเกิดห้องล้นจากระบบ โปรแกรมโรงแรม PMS และ Channel Manager

“สาเหตุหลักของการเกิดห้องล้น (Overbook) เกิดจากอะไร?”

1. การซิงค์ข้อมูลไม่ใช่แบบ Real-Time

โรงแรมจำนวนมากยังใช้ระบบที่มีการซิงค์ข้อมูลแบบหน่วงเวลา (Sync Delay) เช่น อัปเดตทุก 5–15 นาที เมื่อมีการจองเข้ามาพร้อมกันจากต่างช่องทางในช่วงเวลาเดียวกัน ระบบอาจยังไม่ทันตัดสต็อก ทำให้ขายเกินจำนวนจริงโดยไม่รู้ตัว

2. การตั้งค่า Mapping ห้องพักผิด

หาก Mapping ระหว่าง PMS – Channel Manager – OTA ไม่ตรงกัน เช่น ห้อง Superior มี 10 ห้อง แต่ Mapping ถูกเชื่อมแค่ 8 ห้อง หรือเผลอเชื่อมซ้ำหลายครั้ง จะทำให้ระบบจัดการสต็อกผิดพลาด และเปิดขายจำนวนห้องไม่ตรงกับของจริง

3. การแก้ไขสต็อกห้องพักแบบ Manual ใน โปรแกรมโรงแรม PMS แต่ไม่อัปเดตไปยัง OTA

บางครั้งพนักงาน FO หรือ Reservation ปรับจำนวนห้องใน PMS ด้วยมือ แต่ลืมอัปเดตขึ้น Channel Manager หรือ OTA ทำให้ข้อมูลไม่สอดคล้องกัน เปิดขายห้องเกินจำนวนโดยไม่ตั้งใจ

4. การจอง Walk-in หรือโทรจองที่นำเข้าระบบล่าช้า

ในช่วงเวลายุ่ง ๆ พนักงานอาจยังไม่ทันลงข้อมูลการจองเข้าระบบ PMS ทำให้ OTA หรือช่องทางออนไลน์ยังเห็นว่ามีห้องว่าง และเกิดการจองซ้ำซ้อนทันที

5. ระบบล่มหรือสัญญาณอินเทอร์เน็ตขัดข้อง

หาก Channel Manager หรือ OTA ล่มชั่วคราว ระบบจะไม่สามารถดึงข้อมูลสต็อกล่าสุด ทำให้สต็อกคลาดเคลื่อนและเปิดขายเกินจำนวนได้ง่าย

6. ใช้ระบบ โปรแกรมโรงแรม PMS และ Channel Manager ที่ไม่เข้ากัน

หากระบบทั้งสองไม่รองรับการเชื่อมต่อเต็มรูปแบบ หรือไม่มี API ที่เสถียร อาจทำให้ข้อมูลไม่อัปเดตหรือ Sync Error ทำให้เกิดการขายเกินโดยไม่รู้ตัว

7. การจัดการหลายประเภทห้องที่ซับซ้อน (Room Type Derivation)

ในโรงแรมที่มีห้องหลายแบบ หรือมีการแตกห้องย่อย (เช่น Family Room แยกเป็น 2 ห้องเล็ก) หากตั้งค่าผิดเพียงเล็กน้อย อาจทำให้ระบบนับจำนวนห้องรวมหรือแยกผิด จนนำไปสู่ Overbook

ตัวอย่างสถานการณ์จริงที่ทำให้เกิด Overbook จากการตั้งค่าระบบผิด

ตัวอย่างสถานการณ์ที่เกิด Overbook จากการตั้งค่าระบบผิด มักเกิดจากความคลาดเคลื่อนเล็ก ๆ ในระบบที่ส่งผลใหญ่หลวงต่อการขายห้องพัก ตัวอย่างเช่น โรงแรมมีห้อง Deluxe จริงทั้งหมด 5 ห้อง แต่ในขั้นตอนการทำ Mapping ระหว่าง โปรแกรมโรงแรม PMS และ Channel Manager กลับตั้งค่าสต็อกห้องไว้ 6 ห้องโดยไม่ได้ตรวจสอบ ส่งผลให้ OTA เห็นว่ามีห้องเหลือมากกว่าความเป็นจริง เมื่อมีการจองเข้ามาพร้อมกันจากหลายช่องทาง ระบบจะทำการตัดสต็อกตามข้อมูลที่ตั้งไว้ (ซึ่งผิดตั้งแต่ต้น) จึงขายเกินจำนวนจริงทันที อีกกรณีคือการตั้งค่าประเภทห้องไม่ตรงกัน เช่น PMS ใช้ชื่อ “Deluxe Twin” แต่ Channel Manager ตั้งเป็น “Deluxe Room” ทำให้ระบบเข้าใจว่าเป็นคนละประเภทห้องและเปิดขายทั้งสองโดยแยกสต็อกกัน ทั้งที่จริงเป็นห้องเดียวกัน เมื่อมีการจองเข้ามาทั้งสองช่องทางก็จะเกิด Overbook โดยพนักงานไม่รู้ตัวจนกว่าจะถึงช่วงเช็คอิน ผู้เข้าพักจึงมาเกินจำนวนที่ห้องมีจริง ทั้งหมดนี้เป็นตัวอย่างของการตั้งค่าที่ดูเหมือนไม่มีอะไร แต่เมื่อทำงานผ่านระบบหลายชั้นแล้ว กลายเป็นสาเหตุสำคัญที่ทำให้โรงแรมประสบปัญหาห้องล้นและต้องรับผิดชอบต่อความไม่สะดวกของลูกค้าในที่สุด

ทำไมโรงแรมควรเลือก Channel Manager ที่ซิงค์แบบ Real-Time

การเลือกใช้ Channel Manager ที่ซิงค์แบบ Real-Time เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับโรงแรมยุคปัจจุบัน เพราะการขายห้องพักกระจายอยู่บนหลายแพลตฟอร์ม ทั้ง OTA, เว็บไซต์โรงแรม, หน้าเคาน์เตอร์ และโซเชียลมีเดีย ทำให้ข้อมูลต้องอัปเดตทันทีเมื่อมีการจองเกิดขึ้น Channel Manager ที่ซิงค์แบบ Real-Time จะช่วยตัดสต็อกห้องพักในทุกช่องทางพร้อมกันภายในเสี้ยววินาที ลดความเสี่ยงในการขายเกินจำนวน (Overbook) ที่มักเกิดจากดีเลย์ของการซิงค์

อีกทั้ง Real-Time Sync ยังลดภาระงานของพนักงาน เพราะไม่ต้องคอยตรวจสอบหรือปิดห้องแบบ Manual ทำให้ลดความผิดพลาดจากมนุษย์ (Human Error) เช่น ลืมปรับจำนวนห้องหรือปิดการขายในบางช่วงเวลา การมีระบบที่อัปเดตทันทีจึงช่วยให้โรงแรมควบคุม Inventory ได้แม่นยำมากขึ้น เพิ่มโอกาสขายห้องในช่วงที่ demand สูง และป้องกันการเสียรายได้จากการเปิดขายไม่ทันหรือเปิดขายเกินจำเป็น โดยรวมแล้ว Channel Manager ที่ซิงค์แบบ Real-Time คือหัวใจของการบริหารช่องทางขายออนไลน์อย่างปลอดภัย รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ ทำให้โรงแรมทำงานได้คล่องตัวและสร้างประสบการณ์ที่ดีที่สุดให้กับลูกค้า

ฟีเจอร์ใน โปรแกรมโรงแรม PMS/Channel Manager ที่ช่วยลด Overbook ได้จริง

ฟีเจอร์ใน RoomYY PMS และ Channel Manager หลายอย่างถูกออกแบบมาเพื่อช่วยลดความเสี่ยงของการเกิด Overbook โดยตรง ซึ่งหากโรงแรมใช้อย่างถูกต้องและระบบทำงานได้อย่างเสถียร จะช่วยให้การบริหารห้องพักแม่นยำขึ้นอย่างมาก ฟีเจอร์สำคัญมีดังนี้:

1. Real-Time Inventory Sync (ซิงค์สต็อกแบบเรียลไทม์)

เป็นฟีเจอร์สำคัญที่สุด ระบบจะอัปเดตจำนวนห้องว่างทันทีที่มีการจอง ยกเลิก หรือปรับเปลี่ยนข้อมูลใน PMS ทำให้ทุก OTA เห็นสต็อกเดียวกัน ลดความเสี่ยงของการขายซ้ำซ้อนอย่างมาก

2. OTA Mapping 

มีทีมงานช่วยจัดการเรื่อง Mapping ในครั้งแรกของการเริ่มต้นใช้ระบบ โดยมีเอกสาร Data Gathering Form ให้กรอกรายละเอียดก่อน ซึ่งจะช่วยป้องกันปัญหาที่มักเกิดจากการตั้งค่าผิดตั้งแต่แรก

3. Instant Rate & Restriction Update (อัปเดตราคาและเงื่อนไขทันทีบน โปรแกรมโรงแรม )

เมื่อโรงแรมเปลี่ยนราคา ปิดขาย ระบบจะส่งข้อมูลไปยัง OTA ทันที ช่วยหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่ OTA เปิดขายห้องในช่วงที่โรงแรมต้องการปิดขาย

4. Centralized Reservation View (หน้ารวมการจองทุกช่องทาง)

PMS ที่ดีจะรวมการจองทั้งหมดไว้ในหน้าเดียว ทำให้พนักงานสามารถตรวจสอบจำนวนห้องได้ง่าย ไม่เกิดการลงข้อมูลซ้อน หรือพลาดการบันทึก Walk-In และโทรจอง

5. Auto Close Out / Auto Stop Sell

เมื่อห้องเต็ม ระบบจะปิดการขายทุกช่องทางอัตโนมัติ ไม่ต้องให้พนักงานปิดด้วยมือ ช่วยลด Human Error ได้อย่างมาก

สรุป โปรแกรมโรงแรมRoomYY และฟีเจอร์สำคัญที่ช่วยแก้ปัญหา Overbook

RoomYY เป็นหนึ่งในระบบ PMS และ Channel Manager ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยลดปัญหาการจองห้องล้น (Overbook) อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยฟีเจอร์ซิงค์สต็อกแบบ Real-Time ที่อัปเดตจำนวนห้องว่างทันทีในทุกช่องทาง ช่วยลดความเสี่ยงจากการขายซ้ำซ้อน นอกจากนี้ยังมีทีมงานดูแลเรื่อง Mapping ห้องพักที่ทำให้สะดวกยิ่งขึ้น  RoomYY ยังมี Auto Stop Sell ที่ปิดการขายอัตโนมัติเมื่อห้องเต็ม และแสดงการจองแบบรวมศูนย์ที่ Room Calendar บน PMS เพื่อให้พนักงานตรวจสอบทุกช่องทางได้ง่าย ฟีเจอร์ทั้งหมดนี้ช่วยให้โรงแรมบริหารสต็อกได้แม่นยำขึ้น ลดโอกาส Overbook และทำงานได้มั่นใจยิ่งขึ้น สามารถนัดดูเดโม่ได้ ที่นี่